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10. Juni 2020

von Alexandra Weber

Direktbuchung von Veranstaltungen


Wir haben doch keine Zeit….!!!!

Live-Verfügbarkeiten von Veranstaltungskapazitäten, Direktbuchung von Events, Schnittstellen zu Sales & Catering Systemen…längst keine Fremdworte mehr in der Meeting & Event Branche!

Oder doch…?

Das Thema Direktbuchung im MICE Bereich scheint nicht neu zu sein und wurde in den letzten 6 Jahren kontrovers diskutiert.

Aber ist es womöglich derzeit aktueller denn je? Und lohnt es sich ggf. für Anbieter von Eventflächen erneut zu prüfen, ob diese Lösung eine gute Ergänzung ist, um seine derzeitigen Prozesse zu optimieren?

Ein Blick in die Vergangenheit: 2014 kamen die ersten Anbieter auf den Markt, die erklärten, dass das direkte Buchen von Veranstaltungen möglich sei. Damals waren es zunächst die Lösungen von OKANDA sowie MeetingMarket by Expedia, die von den ersten Hotels und Locations getestet wurden. Beide Unternehmen verfolgten zunächst die Idee, einen weiteren Vertriebskanal zu etablieren und sich über ein Kommissionsmodell zu finanzieren. Ausgerichtet war die Software der Anbieter darauf, dass Kunden ihre „standardisierten, kleineren Events“ zukünftig direkt buchen, indem sie Verfügbarkeiten und Preise für ein bestimmtes Datum abrufen und dann sofort und ohne Erhalt einer Option buchen. Durch gezieltes Marketing und in Anlehnung an die Prozesse im Übernachtungsbereich sollten die Tools besonders im Public Bereich Aufmerksamkeit erregen und Kunden auf diese Buchungsstrecke bringen. Die zunächst manuelle Verfügbarkeitspflege wurde schnell durch die automatisierte Übertragung der verfügbaren Kapazitäten aus den verschiedensten Sales & Catering Systemen ersetzt, sodass tatsächlich eine Live-Verfügbarkeit gegeben war.

Die fehlende Akzeptanz und das mangelnde Vertrauen in diesen neuen und unbekannten Prozess auf Bucherseite führten schnell dazu, dass die ursprüngliche Idee in den Hintergrund rückte.

Meetingmarket (heute MeeConnect) änderte daher schnell seine Strategie und konzentrierte sich darauf, Hotels, Locations und Agenturen die Software in Form einer White Label Lösung als Angebotsgenerator zur Verfügung zu stellen.  

Im Laufe der letzten Jahre sind weitere Anbieter auf den Markt gekommen, die ebenfalls Lösungen zur Direktbuchung von Veranstaltungen anbieten. Wichtig zu verstehen ist in diesem Zusammenhang, dass es weniger um die Kooperation mit einem weiteren Portal geht, sondern mehr um die Nutzung einer Software, die es dem Mitarbeiter im Veranstaltungsbüro ermöglicht, auf Knopfdruck Preise und Verfügbarkeiten für ein bestimmtes Datum abzurufen und dem Kunden innerhalb von wenigen Sekunden zur Verfügung zu stellen… 

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*Die Fortsetzung des HSMA Facts & Faces Artikels beginnt hier*


Ob der Mitarbeiter dem Kunden diese Informationen übermittelt oder ob der Kunde die Infos selbst, z.B. auf der eigenen Website abfragt, ist hier zweitrangig. Viel wichtiger ist, dass die Konditionen, die genannt werden, der Preisstrategie des Hotels / der Location entsprechen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, gerade im Hinblick auf den Zeitfaktor:

Man hat mit Hilfe solcher Angebotssoftware die Möglichkeit, die Flut an vergebenen und abzuarbeitenden Optionen zu verringern. Und das in dem Maße und bei den Anfragen, die entsprechend der eigenen Strategie, sinnvoll erscheinen. Es wäre doch toll, wenn durch Zeitersparnis im Bereich der kleineren, standardisierten Veranstaltungen mehr Zeit für die Beratung und Betreuung der größeren Formate bliebe.

Die Grundvoraussetzung zur Nutzung einer wie oben beschriebenen Lösung ist allerdings die, dass man sich im Vorhinein über die Verkaufsstrategie klar ist und eindeutige Regeln formuliert. Ebenso muss sichergestellt sein, dass das System, für das man sich entscheidet, diese Regeln darstellen kann, sodass man es richtig aufsetzen kann.

Aber was bedeutet „richtig aufgesetzt“? Hier ein paar grundlegende Voraussetzungen für die Einführung und effektive Nutzung einer solchen Software.

Segment

Anbieter von Veranstaltungskapazitäten müssen sich darüber im Klaren sein, welche Art von Veranstaltungen sie über das System verkaufen möchte. Das können Parameter sein wie

maximale Personenzahl

maximale Dauer des Events

Veranstaltungen ohne /mit Zimmern

Preis

Darüber hinaus muss ich ein klares Pricing haben. Es muss eindeutig feststehen, welche Anfragen ich zu welcher Zeit zu welchem Preis und unter welchen Bedingungen verkaufen möchte. Das setzt voraus, dass man sich mit dem Thema MICE Revenue Management auseinandergesetzt hat und eine für sein Produkt passende Preis-Strategie entwickelt hat. Hier nur ein Auszug der Fragen, die man sich in diesem Zusammenhang stellen sollte:

Welche Nachfrage habe ich an welchem Tag?

Festlegung von Nachfrage-Leveln für jeden Tag des Jahres (Ampelsystem)

Festlegung von Mindestumsätzen innerhalb dieser Level pro VA-Raum

 

Restriktionen

An welchen Tagen möchte ich Veranstaltungen mit Zimmern verkaufen? Wann nur Tages-VAs?

Welche Stornierungsbedingungen gelten?

Ist mein Pricing an eine bestimmte Vorausbuchung gekoppelt?

 

Nach diesen Überlegungen muss die verabschiedete Strategie im gesamten Team kommuniziert und von allen Beteiligten getragen werden. Denn im nächsten Schritt gilt es, die Kunden an den neuen Prozess zu gewöhnen. Das scheint zunächst eventuell schwierig, weil es doch über Jahrzehnte ganz normal war, dass jede auch noch so kleine Anfrage analysiert, in Angebotsform gebracht und dann optioniert wurde. Wichtig jedoch: Die Menschen haben sich sehr daran gewöhnt, (fast) alles online einzukaufen und die jeweiligen Bedingungen des Online-Kaufs zu akzeptieren.

FAZIT / First Steps:

 

  • Partner suchen, der eine entsprechende Lösung anbietet – kann dieses Tool die Daten aus meinem S&C System übertragen?
  • Erste Testphase mit nur einem Hotel bzw. einer ausgewählten Anzahl an Räumen
  • Festlegung einer Pricing Strategie unter Berücksichtigung von Restriktionen
  • Einbindung aller relevanten Kollegen, die mit dem Veranstaltungsverkauf zu tun haben
  • Ausarbeitung einer Kommunikation inklusive Argumentationsraster für Kunden

Neugierig? Fragen? Anmerkungen?

Sehr gerne sind die Mitglieder des HSMA Expert Circle für euch da und freuen sich auf den aktiven Austausch zu euren Erfahrungen, euren Beobachtungen oder auch Ideen!