Auswahl eines Softwareanbieters

Ein Leitfaden mit wichtigen Fragestellungen und Aspekten


Sobald ein Hotel sich dafür entschieden hat, einen Prozess digital abzubilden bzw. zu automatisieren, sollte im ersten Schritt geprüft werden, welche Anbieter die Anforderungen abbilden können.

Die nachfolgenden Punkte sollen einen Leitfaden darstellen sowie relevante Fragestellungen, die neben den tatsächlichen Funktionen eines Systems eine große Rolle spielen.

Jeder Aspekt hat Vor- und Nachteile in Bezug auf das Hotel und sollte Schritt für Schritt mit den potentiellen Anbietern abgeklärt werden.

Dieser Leitfaden soll dabei helfen, die Auswahl zu strukturieren und die Entscheidung zu fundieren.

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In neun Schritten zur Auswahl eines Anbieters

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1. Anbieter finden
Um im ersten Schritt einen Überblick zu erhalten und die richtigen Anbieter zu identifizieren, können folgende Möglichkeiten genutzt werden…

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2 . Erstellung eines RFP
RFP (Request for Proposal): Ein RFP ist ein Dokument zur Auswahl einer Software. In diesem Dokument / Fragenkatalog werden dann vom Anbieter konkrete Angaben zu Funktionen und Fähigkeiten des Systems gemacht.
Es ist mit einem eigenen RFP möglich, unterschiedliche Anbieter anhand der möglichen Funktionen zu vergleichen.
Für einzelne Bereiche haben HSMA-Expertenkreise bereits konkrete Vorlagen erstellt.

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Beispiel Matrix
Erstellung einer Matrix für die bessere Vergleichbarkeit der in die engere Wahl genommenen Anbieter.

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3. Nutzer des Systems
Es ist wichtig, dass die künftigen Nutzer in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden.
Es ist zu beachten, dass die täglichen hotelspezifischen Prozesse von den gewünschten Systemen umsetzbar sind, andernfalls müssten ggf. die Prozesse angepasst/geändert werden. Die ausgewählten Systeme müssen in die vorhandene Struktur integrierbar sein.

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4. Evaluierung der Kosten der Software
Welche Kosten sind zu vergleichen & welche Faktoren sind relevant?
-Monatliche Fee vs. einmalige Setupkosten
-Laufende Transaktionskosten / Kosten pro Buchung
-Abrechnungswährung/ UST-Thematik/Abrechnungsfrequenz
-Kosten für die Integration / Schnittstellen etwaige Drittanbieter
-Etwaige Kosten für Supportleistungen

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Beispiel Gegenüberstellung der Kosten
Erstellung einer Matrix für die bessere Vergleichbarkeit der in die engere Wahl genommenen Anbieter

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5. Notwendiger Personalaufwand
Kann der notwendige Aufwand im Hotel bewältigt werden? Muss zusätzlicher Support oder externe Unterstützung kann zugekauft werden?
… für das Setup der Software
… für die laufende/operative Nutzung

… für Updates und Anpassungen
Die Nutzung des Systems kann im ersten Schritt einen Mehraufwand bedeuten. Der Return muss hier genau betrachtet werden.

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6. Schnittstellen zu anderen Anbietern
No interface is the best interface! Hinterfragen Sie jede einzelne Schnittstelle zwischen den Systemen!
-One-way oder 2-way
-Manuell oder real-time
-Kosten (einmalig/laufend?)
-Implementierungsdauer

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7. Zeitliche Aspekte
Neben den bisher genannten Aspekten ist auch die zeitliche Komponente durchaus relevant für die Auswahl des Anbieters.
Hierfür sollten vor allem folgende Punkte abgewogen werden:

-Implementierungsdauer des Systems 
-Zeitliche Ersparnis durch Einführung des Systems
-Zu erwartender Aufwand für die Pflege des Systems im laufenden Betrieb

Befragen Sie hierfür Referenzkunden des Anbieters, um eine Einschätzung zu erhalten

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8. Projektteam
Die Veränderung der IT Landschaft ist Teil des betrieblichen Change Managements und sollte daher gut geplant werden. Die Einführung eines neuen Systems ist im ersten Schritt immer mit Veränderungen sowie zeitlichem & personellem Mehraufwand verbunden.
-Stakeholder identifizieren & Projektteam benennen
-Entscheider für die Systemauswahl und die Budgetverantwortung
-externe Unterstützung zum Projektteam

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9. Good to know
Weitere relevante Aspekte:
-Erreichbarkeit/Support (international?) (Wochenende?)
-Wie arbeitet Ihr Team und wie selbstständig möchten Sie das System nutzen?
-Standort/Sitz des Unternehmens (Datenschutz)
-Startup vs. erfahrenes Unternehmen
-Möchte ich von einem erfahrenen Unternehmen lernen oder Prozesse selbst mit definieren und gestalten?
-Branchenanbieter vs. branchenfremder Anbieter

Fazit
Für die genannten Fragestellungen gibt es keine Parade-Antwort. Sehr viele Aspekte hängen ganz konkret von Ihrem Unternehmen und den entsprechenden Fragestellungen ab.
Ein komplexes Thema – versuchen Sie dennoch zu starten, sich Schritt für Schritt vorzuarbeiten, und dennoch das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren.
Projekt Controlling - Definieren Sie Meilensteine und prüfen Sie stets, ob Sie noch "on track sind"!

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