1. Wie und wo können Hotels datenschutzkonform (mit Double Opt-In) Kontakte für den Newsletter sammeln?

Wir haben das E-Mail Marketing grob in zwei Kategorien eingeteilt. Diese sind One-Time Kampagnen und automatisierte Kampagnen. Automatisierte Kampagnen berufen sich in der Regel auf sogenannte Trigger, wie z.B. eine Buchung, Anreise, Abreise oder sind Kampagnen die sich auf ein berechtigtes Interesse beziehen. Sie kommen daher häufig ohne eine Einwilligung des Gastes aus – da wir keine rechtlichen Aussagen tätigen können, Frage für die Umsetzung hierfür am besten deinen Datenschützer. One-Time Kampagnen wie Newsletter dagegen sind immer werblich und werbliche E-Mails benötigen der Zustimmung des Gastes. Und dies nicht nur durch hinterlassen einer E-Mail in einem Formular. Nach DSGVO wird die doppelte Zustimmung, durch das sogenannte Douple-Opt-In (DOI) Verfahren benötigt. Das bedeutet, der Gast muss seine Anmeldung aktiv bestätigen, bevor er rechtmäßig kontaktiert werden darf. Dies schützt nicht nur die Gäste, sondern auch das Hotel vor rechtlichen Risiken. 
Doch bevor der Gast seine Anmeldung bestätigen kann, muss er zunächst seine E-Mail Adresse bei dir hinterlassen. Die folgende Übersicht gibt dir eine ausführliche Liste von Kontaktpunkten, die du für die Anmeldung zu deinem Newsletter nutzen kannst. Kannst du hinter alle Punkte einen Haken setzen und nutzt damit das volle Potential? 

Pre-Stay-Phase: Der Einstieg beginnt vor der Anreise 
Bereits vor dem eigentlichen Aufenthalt lassen sich wertvolle Kontakte generieren – vorausgesetzt, Marketing, CRM und Buchungsprozesse sind miteinander verzahnt. 

• Buchungsstrecke:
   Integriere die Newsletter-Anmeldung direkt in den Buchungsprozess – idealerweise mit einem klaren Opt-In-Kästchen. Je nach IBE- und CRM-Anbieter sind automatisierte Übertragungen ins CRM oder dein Newsletter-System möglich. Häufig ist jedoch ein manueller Upload erforderlich – was nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig ist. Daher sollte hier eine standardisierte Übergabe geprüft werden. 
• Website-Integration:
  Platziere einen sichtbaren Call-to-Action für den Newsletter – z. B. als Teaser, Pop-up oder Exit-Intent-Funktion. Verstecke das Anmeldeformular nicht im Footer. Rabatte als Anreiz (z. B. Bei Anmeldung 10 € auf die nächste Direktbuchung) können funktionieren. Über einen A/B-Test kannst du die tatsächliche Steigerung der Anmelderate zu belegen. 
• Externe Tools:
  Technologieanbieter wie The Hotels Network (THN) oder Hotelchamp bieten spezialisierte Nachrichten auf Website und IBE zur Erfassung und Übertragung von Kontakten mit DOI. 
• Buchungsbestätigung und Pre-Stay Mailing:
  Jeder Hotelgast bekommt eine Bestätigung und möglicherweise nutzt du bereits Pre-Stay Mailing für wichtige Infos vor dem Aufenthalt für dein Hotel. Integriere einen Link mit einem klaren Call-to-Action zur Newsletter-Anmeldung 

Stay-Phase: Vor Ort zur Anmeldung motivieren 
Auch während des Aufenthalts bieten sich Touchpoints zur Generierung von Opt-Ins:  

• QR-Codes an verschiedenen Orten im Hotel:
  Ob auf Printmaterialien, Aufstellern oder digitaler Ausschilderung, im Restaurant, auf der Rechnung am FO oder auf dem Hotel-TV. Wichtig: Ein klarer Call-to-Action und mobile Optimierung sind hier essenziell. 
• Wifi-Login:
  Anmeldung für schnelleres Internet 
• Meldeschein (Online wie Offline): 
  Achtung es muss eine klare Trennung des Opt-Ins und der Unterschrift des Meldescheins gegeben sein. Bei gedruckten Meldescheinen und aufgrund fehlender Schnittstellen häufig auch bei Online-Meldescheinen, müssen Kontakte manuell ins Newsletter-System übertragen werden. Die Zusendung einer DOI E-Mail erfolgt daher nicht prompt und ist dadurch weniger effektiv
  Abfrage der E-Mail Adresse, Austausch der anonymisierten Mailadresse generiert durch z.B. OTAs. 
  Tipp: Erkläre die Wichtigkeit deinem FO-Team. Viele Newsletter bzw. CRM Systeme zeigen dir einen Datenqualitäts-Score an. Setze einen Wert fest und incentiviere die Erreichung dessen. 
• Aufnahme der korrekten E-Mail Adresse: 
  Die Aufnahme einer E-Mail Adresse oder der Austausch einer anonymisierten OTA E-Mail Adresse durch die persönliche, ist irrelevant für eine Newsletter-Anmeldung allerdings entscheidend für automatisierte Kampagnen. 
  Tipp: Erkläre deinem FO-Team warum eine gute Datenqualität entscheidend für den Erfolg deines Marketings sind. Viele Systeme zeigen über einen Health- oder Datenqualitätsscore die Gesundheit deiner Daten an. Lege einen Wert fest und incentiviere dessen Erreichung oder Halten. So motivierst du dein Teamdarauf zu achten, ob die Emailadresse vorhanden und korrekt ist. 

Post-Stay-Phase: Die Möglichkeiten enden nicht mit der Abreise 

• Post-Stay Email: 
  Du dankst dem Gast für seinen Aufenthalt, bittest ihn um eine Bewertung – und zudem um seine Anmeldung zum Newsletter. 

Events: Kreative Wege zur Lead-Generierung 

• Saisonale Aktionen:
  Black Week, Valentinstag oder lokale Events eignen sich hervorragend für befristete Lead-Kampagnen. Mache auf exklusive Angebote und Informationen aufmerksam, die nur per Newsletter-Anmeldung zugänglich sind. 
• Gamification:
  Gewinnspiele oder Adventskalender schaffen zusätzliche Anreize – insbesondere in Kombination mit Social Media. 
• E-Commerce-Touchpoints:
   Newsletter-Anmeldungen können auch über Retargeting-Kampagnen generiert werden. Dabei sollte der Return on Advertising Spend (ROAS) regelmäßig überprüft werden, um die Effizienz zu bewerten. 

Social Media: Reichweite clever nutzen 

• Organischer Content:
  Weise in deinen Posts und Stories regelmäßig auf den Newsletter hin 
• Bezahlte Kampagnen:
  Setze gezielte Paid Social Kampagnen ein, um Newsletteranmeldungen zu generieren und verweise auf exklusive Angebote und Sonderaktionen 
• Gewinnspiele:
  Ob kommuniziert durch organische oder bezahlte Inhalte – Gewinnspiele sind ein wahrer Anmelde-Booster 
• Influencer-Marketing:
  Zielgerichtete Ansprache durch Meinungsführer. Den Influencer-Rabattcode gibt es erst bei Anmeldung zum Newsletter. Hierfür kannst du gesonderte DOI-Kampagnen erstellen.  

Externe Unterstützung & Partnernetzwerke 

• Agenturen:
   Agenturen mit Spezialisierung auf Lead-Generierung im Hospitality-Sektor können beim Aufbau datenschutzkonformer, performanter Kampagnen helfen. 
• Kooperationen:
   Nutze Newsletter-Formate von Partnern wie regionalen Läden, Restaurants, kulturellen un dhistorischen Einrichtungen sowie Tourismusverbänden oder Eventveranstaltern – inklusive wechselseitiger Bewerbung. 

Zielgruppen differenzieren: Relevanz vor Masse 
Nicht jeder Gast ist an allen Informationen interessiert. Deshalb lohnt es sich, verschiedene Newsletter-Kategorien anzubieten – z. B.: Hotel-Newsletter allgemein, Outlet-spezifische Newsletter (Restaurant, Bar, SPA) oder auch Newsletter über Events im und um das Hotel herum. Mehr Informationen dazu findest du bei unserer zweiten Fragestellung. 

1. Wie und wo können Hotels datenschutzkonform (mit Double Opt-In) Kontakte für den Newsletter sammeln?

• 11.07.2025