Was macht ein modernes CRS – und warum lohnt sich ein Blick darauf?

written by Busy Rooms

In unseren vielen Gesprächen mit der Hospitality Industrie auf der ganzen Welt werden wir aktuell immer öfter mit der gleichen Thematik konfrontiert:
Die Vertriebslandschaft im Hotelgewerbe hat sich in den letzten Jahren spürbar verändert. Buchungskanäle werden vielfältiger, Preisstrukturen komplexer und der Wunsch nach mehr Übersicht und Steuerbarkeit wächst – gerade im Alltag der Hotelgruppen, aber auch ganz besonders kleiner und mittelgroßer Betriebe.
Ein sogenanntes Central Reservation System – kurz: CRS – kann genau an dieser Stelle unterstützen. Im Kern ist ein CRS eine zentrale Schaltstelle, in der alle Buchungs-, Raten- und Bestandsinformationen gebündelt und gesteuert werden. Es hilft dabei, den Überblick zu behalten, Prozesse zu vereinfachen und Entscheidungen auf Basis valider Daten zu treffen – ob bei der Pflege der Raten, der Steuerung des Direktvertriebs oder der Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern.
Unsere Kunden brachten das zuletzt auf den Punkt mit der Aussage: „Früher hat unser Channel Manager und das PMS nur reagiert und Preise von A nach B geschickt! Heute unterstützt uns das CRS aktiv und managt unsere Business-Strategien!“

Dabei ist es wichtig, den Blick auf das große Ganze zu richten:
Der Hotelvertrieb hat sich in den letzten Jahren von einer einst kontrollierten Abhängigkeit, in der Hotels ihre Partner und Systeme bewusst wählten – zu einer zunehmend konzentrierten Abhängigkeit entwickelt. Immer weniger Anbieter dominieren große Teile des Marktes, die digitalen Abhängigkeiten nehmen zu. Diese Entwicklung schreitet weiter rasant voran – und sie beeinflusst auch, wie frei und flexibel Hotels künftig agieren können.

Dennoch halten viele Betriebe an gewachsenen Systemlandschaften fest, die diesen Entwicklungen kaum noch gewachsen sind – oft aus nachvollziehbarem Pragmatismus. Viele denken dabei: „Wieso? Das macht doch alles mein PMS.“

Was dabei häufig übersehen wird: Die Kernkompetenz eines PMS (Property Management System) liegt vor allem im operativen Bereich – also in allem, was nach der Anreise des Gastes passiert und da sind die neuen Cloud Systeme richtig gut darin!
Ein CRS hingegen steuert die strategisch wichtigen Prozesse davor und, oftmals auch danach: Preisgestaltung, Angebotssteuerung, Verfügbarkeitslogik, Zahlungen, Loyalty, CRM, Gästeinteraktion und kanalübergreifende Buchungssteuerung – also alles, was buchungsrelevant ist, bevor der Gast überhaupt anreist. Es erlaubt ferner Zugriff verschiedener Partner auf direkt verfügbare und vertraglich vereinbarte Produkte.  

Wer diese Unterscheidung versteht, erkennt schnell, wie entscheidend es ist, beide Systeme klar zu trennen – und dennoch sinnvoll miteinander zu verbinden.

🎯 Klare Rollenverteilung – PMS & CRS einfach erklärt:

🛏️ PMS: „Was passiert nach dem Check In?“
→ Operative Abläufe im Hotel: Zimmerzuteilung, Check-in/out, Housekeeping, Rechnungen, Gästeverwaltung

📊 CRS: „Wie bekommt man den Gast überhaupt ins Haus?“
→ Strategische Steuerung vor der Anreise: Raten, Verfügbarkeiten, Buchungskanäle, Angebotslogik, Zahlungen, Kundendatensammlung

Ein starkes Hotel braucht beides – sauber getrennt, sinnvoll verbunden.

Was bedeutet das konkret für den Hotelalltag?

• Weniger manuelle Pflege in verschiedenen Systemen
• Einheitliche Raten und Verfügbarkeiten über alle Kanäle hinweg
• Klare Strukturen für Buchungen, Angebote und Restriktionen
• Bessere Entscheidungsgrundlagen durch zentrale Daten und Reporting
• Flexibilität bei der Preisgestaltung und Angebotserstellung
• Mehr Zeit für Gäste – weniger Aufwand im System

👥 Und wie sieht das bei Hotelgruppen und Kooperationen aus?
Gerade bei Gruppenhotellerie, Marken und Hotelkooperationen bringt ein CRS noch weitere Vorteile mit sich – vor allem, wenn es sich um ein echtes Multi-Property-System handelt:

• Für ein modernes CRS ist es heute Alltag, Daten für Hotel Gruppen, aber auch Untergruppen (Subbrands), sowie die jeweiligen Einzelhotels, zu verwalten, und darüber hinaus umfangreiche Reportings zur Verfügung zu stellen. Wenn nötig sogar aufbereitet für unterschiedliche Besitzer-Verhältnisse in der Gruppe oder der Untergruppe (Multi Company)
• Finance Module, die in solch einem komplexen Setup die Übersicht behalten, Abrechnungen mit Mitgliedern der Gruppe oder Partnern erstellen und die Daten in Form von Buchungssätzen direkt in die Fibu übertragen. Egal ob Brands, Subbrands oder mehrere Firmen – alles zentral strukturiert und organisiert > ein riesiges Thema
• Zentrale Bulk-Updates von Raten, Restriktionen oder Sonderangeboten über alle Häuser hinweg oder differenziert nach Region, Marktsegment oder Zielgruppe
• Buchbarkeit über die Website mit Filtersuche nach Region, Ausstattung oder Verfügbarkeiten – alles in einem durchgängigen Buchungsprozess
• Gemeinsamer Direktvertrieb mit konsistenter Kommunikation, steuerbar aus einem System
• Überschneidungsfreie Verwaltung von Beständen und Preisen – selbst bei Gruppenübergreifenden Angeboten oder Paketen
• Zentralisiertes Reporting über alle Betriebe – für fundierte, datenbasierte Entscheidungen auf Unternehmens- oder Gruppenebene – wenn man will, zuverlässig und pünktlich zur gewünschten Zeit per Mail geliefert
• Zahlungsabwicklung zentral verwaltet für alle Buchungswege
• Zentrale Daten im CRS sind wertvoll für jegliche Art von Kundenbindung - Loyalty

Ein leistungsfähiges Multi-Property-CRS spart nicht nur Zeit und Ressourcen – es schafft Transparenz, Vergleichbarkeit und eine gemeinsame Basis für strategische Weiterentwicklung.

Umso erstaunlicher ist es, dass sich bis heute nur wenige Verantwortliche in der Hotellerie aktiv mit einer der grundlegendsten Fragen beschäftigen:

🧠 „Wo sollen unsere Vertriebsdaten eigentlich liegen?
Wie müssen sie aufbereitet sein?
Und wohin müssen sie wann – automatisiert – weitergeleitet werden?“

Diese Fragen zu stellen, bedeutet nicht, alles über Bord zu werfen. Aber sie zu ignorieren, bedeutet oft, täglich Potenzial zu verschenken – und operative Prozesse langfristig ineffizient zu halten.

Moderne CRS-Lösungen lassen sich heute flexibel in bestehende Technologielandschaften integrieren, sind modular aufgebaut und sowohl für einzelne Hotels als auch für große Gruppenbetriebe ein möglicher Hebel für mehr Klarheit und Kontrolle im Vertrieb.

Mehr soll es an dieser Stelle gar nicht sein – nur ein offener Gedanke.

Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie ein solches System konkret im Hotelalltag oder innerhalb Deiner Gruppe funktionieren kann, stehen wir gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung. 

Was macht ein modernes CRS – und warum lohnt sich ein Blick darauf?

• 08.10.2025