Allgemeine Informationen über die Datenverarbeitung 

Mit diesen Datenschutzinformationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses informieren.  

1. Regelungsgehalt dieser Datenschutzinformationen 

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden u. a. personenbezogene Daten von Ihnen als Bewerber:in verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 12 f. Datenschutz-Grundverordnung (nachstehend: DSGVO) darüber, wie wir als HSMA Deutschland e.V. (im Folgenden gemeinsam bezeichnet als „HSMA“, „wir“, „uns“, „unsere“) Ihre personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten. 

In diesen Datenschutzinformationen erläutern wir Ihnen 

• Wer für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist; 
• Aus welchen Quellen wir die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten beziehen; 
• Welche personenbezogenen Daten wir auf Basis welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten, 
• Zu welchen Zwecken eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt; 
• Für welchen Zeitraum wir Ihre Daten speichern; 
• An welche Empfänger wir Ihre Daten ggf. übermitteln; 
• Welche Betroffenenrechte Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen und 
• An welche verantwortliche Stelle Sie sich im Falle von Rückfragen oder Beschwerden wenden können. 

2. Verantwortlicher | Fragen zum Datenschutz 

Diese Datenschutzinformationen gelten für alle Verarbeitungsvorgänge der HSMA im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der HSMA Deutschland e.V., den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: HSMA Deutschland e.V., c/o Design Offices, Koppenstr. 93, 10243 Berlin, Tel.: +491712277672, E-Mail: info@hsma.de. Bei Rückfragen zum Datenschutz können Sie sich an den Verantwortlichen unter den vorgenannten Kontaktdaten wenden. 

3. Ihre Rechte  

Sie haben die folgenden Rechte im Hinblick auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns gegenüber geltend machen können:  

• Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir verarbeiten.   
• Recht auf Berichtigung: Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DSGVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.  
• Recht auf Löschung: Sie können nach Maßgabe von Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.  
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.   
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO erfolgt, nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten in diesem Fall nicht weiterverarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, zudem, wenn die Verarbeitung der Geltendmachung und Ausübung von oder der Verteidigung gegen Rechtsansprüche dient (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).   
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten („Datenübertragbarkeit“) sowie das Recht auf Weiterübermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen, wenn die Voraussetzung des Art. 20 Abs. 1 lit. a, b DSGVO vorliegen (Art. 20 DSGVO).  

Sie können Ihre Rechte durch Mitteilung an die im Abschnitt „Verantwortlicher | Fragen zum Datenschutz“ genannten Kontaktdaten geltend machen. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie zudem nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eigener Wahl zu beschweren.  

4. Kategorien personenbezogener Daten  

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden insbesondere personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind alle Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, vgl. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter fallen Informationen wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Informationen über Ihren beruflichen Werdegang etc. anhand derer eine Person mit vertretbarem Aufwand identifiziert werden kann.  

Sofern Sie sich bei uns für vakante Stellen bewerben, z. B. postalisch oder elektronisch per E-Mail, verarbeiten wir insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen, die Sie uns zu Zwecken der Verwaltung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Vertragsanbahnung direkt zur Verfügung stellen bzw. die aus den von Ihnen hochgeladenen Unterlagen und Dokumenten resultieren: 

• Identifikationsdaten: Name/Vorname, Titel, Geburtsdatum. 
• Kontaktdaten: Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer. 
• Qualifikationsdaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Berufserfahrungen (in Jahren), Arbeitszeugnisse, Qualifikationen, Weiterbildungen, erworbene Zertifikate, Beurteilungen, Informationen zur besuchten Schule/Universität/Ausbildungsinstitut, Abschlüsse, Fähigkeiten, Fremdsprache/Sprachniveau etc. 
• Sonstige Daten aus Bewerbungsunterlagen bzw. von Ihnen hochgeladene Dokumente: Familienstand, Bewerbungsfoto, Anschreiben nebst darin enthaltenen personenbezogenen Informationen, Geschlecht, Staatszugehörigkeit, gewünschte Entgeltgruppen bzw. Gehaltsvorstellungen, persönliche Eigenschaften, Angaben zu beruflichen Prioritäten (z. B. Wunsch nach Aufstiegsmöglichkeiten, stellenbasierte Präferenzen), Verfügbarkeiten, Vertragsbeginn, Art der gewünschten Anstellung (z. B. Voll-/Teilzeit). 
• Kommunikationsdaten: Inhalte aus E-Mails, postalischem Schriftwechsel, Videokonferenzen sowie sonstigen Nachrichten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zusenden, insbesondere terminliche Verfügbarkeiten. 
• Ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten: z. B. nationale Herkunft, Staatsangehörigkeitsstatus, Gesundheitsdaten (z. B. Grad der Schwerbehinderung, Schwangerschaft, Entbindungszeitpunkte), Geschlechtsidentitäten. 
• Ggf. Meta-/Nutzungsdaten (z. T. abhängig davon, welche Einstellungen Sie für die Teilnahme an Online-Meetings vorgenommen haben): IP-Adresse, Angaben zum Nutzer (Anzeigenname, ggf. Profilbild), Sprachwahl, Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Ort, ggf. Telefonnummer, ggf, Browserinformationen), Text-/Audio-/Videoinformationen.  

 5. Zwecke der Verarbeitung | Rechtsgrundlagen  

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des Bewerbungsverfahrens, zur Ausübung und Erfüllung gesetzlicher und (vor-)vertraglicher Pflichten sowie ggf. zum Zwecke der Rechtsverfolgung. 

Im Einzelnen erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu folgenden Zwecken:  

• Beurteilung der Eignung sowie interne Verwaltung: Zum Zwecke der Prüfung Ihrer Eignung für eine Stelle bei der HSMA sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahren verarbeiten wir die vorgenannten personenbezogenen Daten. Eingegangene Bewerbungen werden zunächst gesichtet, auf Vollständigkeit geprüft und je nach Stellenbeschreibung intern an die zuständige Fachabteilung bzw. den zuständigen Ansprechpartner der vakanten Position weitergeleitet und dort verarbeitet. Sodann wird intern der weitere Ablauf des Bewerbungsverfahrens abgestimmt. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens sowie die Durchführung des Bewerbungsgesprächs zwingend benötigen. Dies gewährleisten wir mit entsprechenden Zugriffs- und Berechtigungskonzepten. Weitere allgemeine Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer (Zugriffs-)Daten bei Nutzung unserer Websites erhalten Sie in den Datenschutzinformationen auf unserer Website.  
  
  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Für den Fall der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i. V.m. § 26 Abs. 3 BDSG, sofern wir für den konkreten Verarbeitungsprozess nicht bereits Ihre Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG eingeholt haben.   
• Kommunikation/Bewerbungsgespräch: Um mit Ihnen bezogen auf Ihre Bewerbung zu kommunizieren, Ihre ggf. gestellten Rückfragen zum Bewerbungsverfahren zu beantworten und mit Ihnen z. B. ein virtuelles Bewerbungsgespräch durchführen zu können, verarbeiten wir Ihre Identifikationsmerkmale, Berufs-, Beschäftigungs- und/oder Ausbildungsinformationen und sonstige Meta-/Nutzungsinformationen gemäß Abschnitt 4 dieser Datenschutzinformationen, die aus der konkreten Kommunikation mit Ihnen resultieren. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.  
• Initiativbewerbung: Bei einer (Initiativ-) Bewerbung, z. B. per E-Mail verarbeiten wir neben Ihren Kontaktdaten und Daten aus den Bewerbungsunterlagen insbesondere auch Metadaten Ihrer E-Mail, wie z. B. Datum und Uhrzeit zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, zur digitalen Erfassung Ihrer Bewerberinformationen sowie zur Missbrauchskontrolle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. 
• Rechtsverfolgung: Wir verarbeiten die in Abschnitt 4 genannten personenbezogenen Daten aus Ihren Bewerbungsunterlagen etc. darüber hinaus, um auf geltend gemachte rechtliche Ansprüche bzw. gerichtliche Vorladungen oder aufsichtsbehördliche Anfragen reagieren zu können sowie um ggf. eigene Rechtsansprüche durchzusetzen oder uns gegen Rechtsansprüche verteidigen zu können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu diesem Zweck ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, insbesondere wenn uns eine vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung vorliegt oder wir von Gesetzes wegen hierzu verpflichtet sind, z. B. im Rahmen einer Auskunftspflicht; bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO, sofern die Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten umfasst, die zur Geltendmachung, Verteidigung oder Ausübung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in diesen Fällen in der Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen. 
  Sofern die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Ihr Widerspruchsrecht besteht bei Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sie können uns Ihren Widerspruch über die im Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten zukommen lassen. 
• Eine Offenlegung von Identifikationsdaten und besonderer Kategorien personenbezogener Daten gegenüber öffentlichen Stellen (z. B. Polizei, Staatsanwaltschaft, Behörden etc.) erfolgt nur, sofern wir hierzu rechtlich verpflichtet sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist, sofern die Verarbeitung auf Anfrage einer zuständigen Behörde zum Zwecke der Ermittlung, Verhütung, Verfolgung oder Aufdeckung von Straftaten erfolgt, das jeweils einschlägige Landespolizeigesetz, sofern eine rechtliche Verpflichtung aufgrund der Strafprozessordnung besteht, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. mit der jew. strafprozessualen Rechtsvorschrift.  
• Foto-/Video-/Tonaufnahmen: Sofern wir z. B. auf Karrieremessen zum Zwecke der Durchführung eines Bewerbungsverfahrens für freie Stellen in unserem Unternehmen Foto-/Video- oder Tonaufnahmen von Ihnen anfertigen und diese intern verarbeiten, ist Rechtgrundlage hierfür Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.  
  Ein Widerruf Ihrer Einwilligung ist über die im Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten z. B. per Nachricht oder E-Mail jederzeit möglich. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zur Ausübung des Widerrufs unberührt.  

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß den vorgenannten Zwecken auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruht, ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten für die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung und/oder die Beendigung des Bewerbungsverfahrens oder die Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich bzw. teilweise sogar gesetzlich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens anzugeben. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten jedoch nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung bzw. Kontaktanfrage ggf. nicht ordnungsgemäß bearbeiten und gesetzlichen Pflichten ggf. nicht nachkommen, sodass das Bewerbungsverfahren bzw. die Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses nicht möglich sind. Nach Möglichkeit sollten nur solche personenbezogene Daten in der Bewerbung angegeben werden, die aus Ihrer Sicht zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zwingend erforderlich sind. Weitere Informationen können nach erfolgter Abstimmung jederzeit nachgereicht werden.  

6. Automatisierte Entscheidungsfindung  

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.  

7. Empfänger | Datenübermittlung in Drittländer 

Zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Beendigung des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten intern, je nach zugeordnetem Zuständigkeitsbereich Ihrer Bewerbung, von den jeweiligen Fachbereichs-/Teamverantwortlichen und dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung verarbeitet.  

Darüber hinaus erhalten ggf. folgende externe Empfänger Kenntnis über die verarbeiteten personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, da wir uns insbesondere zu Zwecken der effektiven Zusammenarbeit sowie zu Zwecken der Dokumentation und Kommunikation mit Bewerber:innen, der Optimierung unseres Bewerbungsprozesses, der effizienten Abwicklung des Bewerbungsverfahrens sowie der Verbesserung interner Arbeits- und Maßnahmenabläufe im Rahmen unserer Prozesse verschiedener Arbeitsmittel und Anwendungen der nachstehenden externen Anbieter bedienen:  

• Zur Kommunikation mit Ihnen bzw. intern nutzen wir die Business-Anwendungen von „Microsoft365“ des Anbieters „Microsoft“ (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland und Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA; im Folgenden: „Microsoft“), insbesondere Microsoft Teams zur Durchführung der Bewerbungsgespräche. Weitere Informationen zum Datenschutz und u. a. zur Speicherdauer bei „Microsoft“ finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de und explizit bzgl. „Teams“ unter https://www.microsoft.com/de-de/privacy/data-collection-teams, wobei Microsoft Ihre personenbezogenen (Nutzer-)Daten ggf. auch zu eigenen Zwecken und in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet. „Microsoft“ verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten z. T. auch auf Servern in den USA. Für die Datenübermittlung in die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO. „Microsoft“ ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Zusätzlich haben wir mit „Microsoft“ die sogenannten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 DSGVO abgeschlossen, um den Datentransfer abzusichern. Auf individuelle Anfrage unter unseren zuvor genannten Kontaktdaten im Abschnitt „Verantwortlicher“ stellen wir Ihnen eine Kopie der Standarddatenschutzklauseln zur Verfügung. 

Nach erfolgreichem Abschluss des Bewerbungsverfahrens sowie zur Vorbereitung des Arbeitsvertrags wird eine Personalakte angelegt und es werden Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere die Bewerbungsunterlagen, in diese übertragen und dort verarbeitet. Details zu weiteren Verarbeitungsaktivitäten sowie Empfängern im Rahmen laufender Beschäftigungsverhältnisse finden Sie in unseren separaten Datenschutzinformationen für Beschäftigte. 

Im Rahmen des Einsatzes und der Nutzung dieser vorgenannten Anwendungen werden insbesondere die in Abschnitt 4.1 genannten Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Ihre persönlichen Stammdaten, Kontaktdaten, Kommunikationsdaten und technische Daten erhoben und z. T. auch von den jeweiligen Empfängern verarbeitet.  

8. Übertragung der personenbezogenen Daten in ein Drittland  

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland, d. h. in ein Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, findet außer in Bezug auf die in Abschnitt 7. genannten externen Dienstleister, nicht statt. Im Falle einer zukünftigen Übermittlung in ein Drittland werden wir die Anforderungen gemäß Art. 44 ff. DSGVO umsetzen.  

9. Speicherdauer  

Wir speichern die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, solange diese im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren sowie für die in Ziff. 5 genannten Zwecke erforderlich sind bzw. sofern die Aufbewahrung nicht anderweitig gesetzlich vorgeschrieben ist. In der Regel werden die verarbeiteten Daten sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, d. h. nach Versand der Absagemitteilung, gelöscht, es sei denn, eine weitere Speicherung ist zur Geltendmachung oder Abwendung von Rechtsansprüchen erforderlich oder Sie haben in die weitere Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten zum Zwecke der Aufnahme in den Talentpool eingewilligt. 

Im Falle einer Bewerbungszusage speichern wir Ihre im Rahmen der Bewerbung erhobenen personenbezogenen Daten zu Zwecken der Erstellung des Arbeitsvertrags bzw. der Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses. Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich war und Sie sich für eine Stelle in unserem Unternehmen entschieden haben, werden die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Daten und Dokumente Teil Ihrer Personalakte. Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses sind wir berechtigt sowie teilweise auch gesetzlich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung u. a. von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sowie weiterer relevanter Zwecke im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung, z. B. zu Abrechnungszwecken zu verarbeiten. Weitere Informationen, insbesondere zu den Verarbeitungsvorgängen sowie den Speicherdauern im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erhalten Sie in unseren Datenschutzinformationen für Beschäftigte.